In un mondo estremamente dinamico e competitivo sono ben poche le attività che hanno carattere ripetitivo e che possono essere svolte sempre nello stesso modo. Sempre più spesso si lavora “per progetti” dove con il termine progetto si intende un’attività “come non è mai stata fatta prima”. Naturalmente il grado di novità può essere molto vario: si può spaziare dalla ricerca e sviluppo di un prodotto o processo totalmente innovativo ad una più semplice revisione di processi standardizzati che devono essere adeguati ad un contesto che cambia. In ogni caso quando l’attività è nuova, ha degli obiettivi precisi, delle risorse dedicate e delle scadenze, si tratta senz’altro di un progetto. Per questo oggi gran parte delle offerte di lavoro richiede capacità di project management e molti CV le riportano tra le competenze.
Ma cosa è davvero il PROJECT MANAGEMENT?
In senso più generale e letterale per Project Management si intende l’insieme di attività che assicurano una corretta esecuzione di un determinato progetto. Esistono persone più o meno propense ad una gestione efficace di diverse attività anche complesse e articolate ma, è bene chiarirlo per evitare ogni confusione, il Project Management non è sinonimo semplicemente di una buona capacità organizzativa.
La figura del Project Manager ha un profilo particolarmente specializzato ed esistono diverse organizzazioni, nazionali e internazionali, che erogano una specifica formazione e rilasciano degli attestati che certificano tale competenza secondo degli standard riconosciuti a livello internazionale.
Questo significa che solo un PM (Project Manager) certificato può occuparsi della gestione dei progetti e può vantare competenze di project management? Certo che no! D’altra parte si stima che in Italia i PM certificati almeno per un livello base siano circa 15.000, un numero considerevole ma certamente inferiore al numero di progetti che ogni giorno vengono avviati e hanno bisogno di una corretta pianificazione, esecuzione e controllo. Per questo, appurato che il Project Management non è solo una personale capacità organizzativa, è indispensabile che chiunque abbia a che fare con una qualunque delle fasi di un progetto, da più ambizioso al meno impegnativo, ma non necessariamente meno importante, sappia padroneggiare il linguaggio, i modelli e le tecniche del Project Management.
Come si sviluppa un progetto a regola d’arte?
C’è chi suddivide il processo di Project Management in 5 fasi, in altri casi si parla di 12 step ma si tratta comunque di diverse suddivisioni di un processo che è per lo più standardizzato, anche se va ricordato che vi sono una serie di modelli di Project Management più specifici in base al tipo di progetto come i modelli Six Sigma, o i modelli “agili”, Kanban, Scrum ecc. Non possiamo approfondire qui tutti i concetti specifici perché si tratta di una gran quantità di informazioni che richiedono un programma ben strutturato e un certo tempo per essere esposte, comprese ed assimilate. Inoltre la competenza non può considerarsi veramente completa finché le nozioni apprese non hanno trovato un’applicazione concreta.
Vale però la pena esporre in linea generale le caratteristiche basilari di un Project Management strutturato.
- La prima e più decisiva fase è quella della pianificazione. Può sembrare banale ma molti progetti falliscono proprio perché è mancata una chiara identificazione del progetto stesso. In questa fase devono essere definiti gli obiettivi, i vincoli di tempo, di risorse e il risultato atteso. Questo permetterà di determinare e condividere in modo chiaro con tutti i soggetti coinvolti, o stakeholder, quando il progetto si potrà considerare concluso con successo.
- Il progetto dovrà quindi prendere forma attraverso diverse attività preliminari quali il WBS (Work Breakdown Structure) dove si definiranno con dettaglio via via crescente le attività da svolgere. Sarà poi necessaria la formazione dei team di lavoro e la definizione di strumenti organizzativi condivisi (come il famoso diagramma di Gantt).
- Durante l’esecuzione del progetto saranno poi presenti dei momenti di controllo, pianificati e standardizzati, che serviranno a mantenere il focus sull’obiettivo iniziale e conservare una visione sull’andamento complessivo delle attività, sul rispetto dei vincoli e sull’efficienza di impiego delle risorse.
- Da non sottovalutare è anche la fase conclusiva di un progetto, che deve essere occasione per celebrare il lavoro svolto e i risultati conseguiti.
Come appare evidente anche solo da una sommaria descrizione, il Project Management più che una singola competenza è un’attività che richiede molteplici competenze tecniche (Hard Skills) e un alto grado di interazione tra i vari soggetti coinvolti che richiede delle buone Soft Skills a tutti i membri del team.
Il Project Management è una tecnica infallibile?
Naturalmente, al moltiplicarsi delle variabili, aumentano i rischi derivanti da imprevisti dovuti ad un processo di Project Management non collaudato. Anche ipotizzando di disporre di un Poject Manager eccellente e di team member di alto livello, per le caratteristiche che rendono tale un progetto, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo. Questo può derivare da fattori, apparentemente insignificanti, che potrebbero facilmente essere stati trascurati, in fase di pianificazione, per poi dimostrarsi decisivi per le performance complessive del progetto.
Per questo quando un’organizzazione prevede di affrontare dei progetti, spesso, prevede dei momenti di formazione specifica per i propri membri al fine di ridurre il rischio di imprevisti durante la fase di esecuzione di un progetto. Purtroppo in molti casi la formazione professionale è un momento necessario ma poco stimolante che si riduce ad un’erogazione di informazioni difficili da interiorizzare e che difficilmente avranno l’effetto desiderato che sarebbe quello di ridurre i rischi, dovuti a situazioni impreviste, nel corso dello sviluppo di un progetto.
Come si sviluppano buone competenze di Project Management?
Senza alcun dubbio, specialmente per il Project Management, è vantaggioso affiancare alla formazione teorica una fase esperienziale, questo comporta diversi vantaggi.
Il primo vantaggio è quello di rendere meno statica la formazione favorendo quindi l’apprendimento, ma, come detto, è l’esperienza, basata sulla conoscenza teorica dei metodi del Project Management, che costruisce la vera competenza.
Per questo motivo, secondo noi, la migliore formazione sul Project Management prevede un’attività esperienziale che permetta, durante il percorso formativo, di mettere in pratica metodi e modelli di lavoro sia per comprenderne la reale utilità sia per legare ad un concetto teorico un’esperienza che lo renderà indelebile nella memoria.
Normalmente tale formazione prevede l’assegnazione di un progetto “modello” su cui esercitarsi che ha tutte le caratteristiche tipiche di un progetto ma è confinato in un contesto limitato e, aspetto fondamentale, non ha alcuna componente di rischio. Si tratta infatti di un progetto guidato, assegnato specificamente con uno scopo formativo. La performance, naturalmente, è un obiettivo da conseguire ma un eventuale fallimento del progetto non costituisce un rischio per l’organizzazione.
La conclusione di un progetto modello comporta per il team di progetto dei benefici che, adeguatamente celebrati e consolidati, aumenteranno in maniera concreta le probabilità di successo del team nei futuri progetti che andrà ad affrontare.
Diverse attività di Team Building proposte da Made in Team si prestano in maniera eccellente a svolgere quel ruolo di progetto “modello” dove mettere in pratica i contenuti teorici di un corso di Project Management, permettendo ai corsisti e al docente di osservare e valutare in tempo reale il grado di interiorizzazione dei contenuti formativi andando eventualmente ad approfondire e personalizzare la formazione per renderla davvero efficace.
Ad esempio importanti realtà aziendali hanno già scelto, per completare le sessioni formative dei propri collaboratori, attività come il team building solidale Social Team Building®: Parco Giochi che prevedono proprio che i team ricevano il mandato di realizzare concretamente un parco giochi che sarà il loro progetto modello. Questo sarà per loro un’attività “come non è mai stata fatta prima”, con risorse, vincoli e imprevisti da gestire ma in un contesto “protetto” grazie all’esperienza di un format unico e consolidato.
Si deve infine sottolineare che sarà un progetto modello che non verrà affatto penalizzato dal fattore “finzione” in quanto l’output del team si trasformerà in un’azione concreta e solidale che sarà un fattore estremamente motivante per il team che avrà a che fare con alcuni stakeholder davvero speciali!
Se vuoi sapere come inserire un intervento esperienziale nel corso di Project Management o ne vuoi organizzare uno contattaci.
